Дисклеймер.

Эта статья отражает опыт конкретной компании и ее специалистов в конкретный момент времени, целью статьи является передача опыта для других компаний. Статья не имеет цели рекламного и другого характера продвижения информации, не работает на какой-либо образ сервисов / вендоров в Интернете. Статья создана исключительно для ознакомления читателями и профессионалами, которые проходят подобный опыт внедрения продуктов и автоматизации бизнес-процессов. В связи с этим, конкретные названия сервисов / вендоров исключены из материала.

В предыдущей статье мы рассказали про рынок кадрового электронного документооборота (КЭДО) в России на 2024-й год и поделились небольшими лайфхаками, на которые стоит обратить внимание при планировании проекта внедрения КЭДО в компании. Также мы поделились свежим исследованием 2024 года – сравнение множества сервисов российских КЭДО по разным критериям на официальном сайте.

В этой статье речь пойдет в первую очередь о том, с чем мы столкнулись при запуске проекта внедрения и добавим больше контекста о компании. Возможно другие компании быстро найдут в этом кейсе те же случаи, вопросы и потребности.

Итак, что мы за компания, которой потребовалось КЭДО и с какого момента:

1. iFellow – многопрофильная ИТ-компания, специализируется на заказной разработке, создании внутренних и внешних ИТ-продуктов. Среди ценностей компании – люди, скорость, гибкость.
2. Наша компания достигла следующих важных для внедрения КЭДО характеристик:
   1. значительного числа сотрудников (более 1000 человек),
   2. распределение 80% сотрудников – удаленные специалисты или распределенные команды на проектах,
   3. объем документооборота с сотрудниками и контрагентами перевалил за десятки операций в день (то есть административные специалисты работают по бизнес-процессам вокруг документооборота ежедневно),
   4. продолжает расти количество запросов на КЭДО в компании от сотрудников (компания дважды в год проводит анонимный опрос удовлетворенности сотрудников NPS).

Имея на руках такие характеристики, менеджмент компании рассчитали соотношение эффектов и затрат, приняла положительное решение о внедрении КЭДО.

Что еще на старте мы сразу определили:

1. Ключевые метрики (корневые причины), по которым в конце проекта измерим результаты внедрения сервиса КЭДО:
   1. оставить высокий уровень качества кадрового администрирования при тех же затратах бюджета,
   2. достичь не менее 70% сотрудников, полностью перешедших на взаимодействие по КЭДО,
   3. а также увеличить индекс удовлетворенности сотрудников NPS в части кадровых вопросов.
2. Основные риски, которые могут значимо повлиять на наши цели:
   1. не все сотрудники доверяют КЭДО, какой бы ни был мир «цифровой» и по множеству других психологических причин – этот риск влияет в первую очередь на долю вовлеченных сотрудников на решение кадровых вопросов только через КЭДО,
   2. выбранный сервис может добавить больше занятости кадровым администраторам, нежели снизить нагрузку или хотя бы оставить прежней – этот риск влияет на бюджетный фактор, да и на удовлетворенность самих кадровых специалистов.

Рассмотрев риски, мы приняли сразу на старте проекта несколько важных решений:

1. Смотрим предложения и демонстрации не менее 3-х разных по технологиям, ценам и масштабам вендоров.
2. Кадровые администраторы – активные участники проекта – формулируют критичность тех или иных критериев и фишек продуктов непосредственно для них, смотрят все демо и с помощью ИТ-команды «руками пробуют» сервисы, насколько это возможно.
3. Чтобы совсем не «раздувать» проект на 2 года беспрерывного внедрения ограничить внедрение на конкретную пилотную группу (например, отработать сначала на одном подразделении и т. д.).

Подготовительный этап завершен. Можно переходить к регулярной проектной работе.

• 1 Этап. Первичный анализ рынка. Компания Он помог получить актуальную информацию о состоянии рынка российских сервисов, определить некоторый список интересных именно для нашей компании. На этот этап ушла примерно 1 неделя – на поиск, сбор и обработку информации, а также обсуждение решений.

Здесь мы получили такие результаты:

• 2 Этап. Проектирование. Здесь собрались все работы по демо-тестированию, встречи с вендорами, анализ функций, сбор целевого образа результатов (а какие именно фичи критичны, что точно хотим на первом этапе и т.д.). Итогом этого этапа должны стать:
  • конечный согласованный выбор сервиса / вендора,
  • целевой образ результата – точно эти функции / работы критичны, «раскатываются» в первую очередь на пилотную группу пользователей,
  • все договорные, ценовые условия и отношения согласованы между компанией и вендором.

С чем мы столкнулись на этом этапе:

1. Проектирование – самый длительный по договоренностям и решениям этап. Мы проходили этот этап в течение двух месяцев.
2. Очень помогает собственный ИТ-опыт. Технические специалисты быстро помогли определить критичные критерии сравнения сервисов в части безопасности, технических возможностей и ограничений инфраструктуры. Например, мы поняли, что не обязательно держать КЭДО в on-premise, можем довериться коробочному облачному продукту, определили условия резервного хранения и интеграций. Если таких специалистов внутри компании нет, обращайте внимание на техническую команду вендора при принятии решений.
3. Подключение кадровых специалистов сразу дало нам приоритеты по списку функций и пожеланий на основе непосредственной работы кадровой службы. В нашем случае, критичными оказались функции массовых подписаний и рассылок документов, интеграции с bitrix-порталом (даже важнее, чем с 1С, например) и порталом отпусков (самописным продуктом компании), уведомления в мессенджер Telegram, наличие мобильного приложения, функции работы с сотрудниками в статусе самозанятых, ИП, ГПХ-договоров.
4. Наличие менеджера от вендора для ведения всех вопросов (коммерческих, технических, проектных) – лучшая клиентская стратегия. Не во всех вендорах доступны такие условия, для нашего масштаба проекта это оказало влияние на принятие решений со стороны команды кадрового администрирования, например.
5. Актуальность информации в документации пользователя / базе знаний – очень бросается в глаза. Чем качественнее ведется документация о сервисе (как для технической команды, так и для конечных пользователей), тем больше лояльности к вендору.
6. Условия технической поддержки – нам оказалось не нужно 24/7 во всех часовых поясах страны. На Кадровые специалисты обосновали завышенность подобных ожиданий, так как на данный момент наши бизнес-процессы не работают во всех часовых поясах, однако высоко ценится качество кадрового сопровождения всеми сотрудниками.
7. Предложения о «кастомных» доработках сервиса. Конечно, 90% функциональности покрываются современными коробочными продуктами от вендоров с экспертизой и опытом в HR-tech. Но для принятия решений важно знание, насколько вообще есть или гибки условия доработок от вендора. Для нас этот вопрос встал на повестку выбора уже в конце этапа проектирования, незначительно повлиял на итоговые выводы.

В результате этого этапа мы смогли единогласно принять решения. Тезисно выводы этапа можно представить следующим образом.

Итак, выбор был сделан на основе двух месяцев тестирование, настроек, «троганий» сервисов и согласования договорных условий.

На сегодня в компании завершается 3-й этап – Внедрение. Пилотная группа специалистов активно работает с сервисом. Особенно ярко на данном шаге повлияло наличие готового мобильного приложения для сотрудников. Самым сложным моментом обозначим требование законодательства о начальном подписании «на бумаге» согласия перехода сотрудника на КЭДО. Этот шаг был известен на старте проекта, но положительным фактором стало, что некоторые вендоры для этого шага предлагают дополнительные возможности в сервисе. Например,

• готовые файлы согласий после настроек данных пользователей, без перепроверки кадровой службой,
• массовые уведомления и рассылки с ответами на популярные вопросы обеспокоенных сотрудников.

Далее нас ждет рассмотрение обратной связи пилотной группы, отслеживание первых изменений удовлетворенности сотрудников и кадровой службы, и масштабирование сервиса на 1000 сотрудников.

Желаем вашей компании вырасти до необходимости в сервисах КЭДО и пройти свой путь внедрения с оглядкой на лайфхаки от других компаний.