Что предлагает рынок сервисов кадрового электронного документооборота в 2024 году и как подойти к выбору системы для задач компании?

Необходимость внедрения КЭДО

Среди автоматизированных решений, востребованных компаниями, кадровый электронный документооборот (КЭДО) занимает особое место. Лидером этого тренда в России выступило государство, инициативы и изменения в законодательстве были направлены на сокращение использования бумажных документов, что задаёт общее направление для бизнеса и стимулирует компании переходить на электронные формы документооборота. Потом пришел период развития гибридной занятости, затем – период пандемии COVID-19. Стремясь упростить процессы управления персоналом, многие компании активно внедряют КЭДО. Это решение помогает автоматизировать рутинные задачи, улучшить контроль и безопасность данных, а также значительно сократить временные и материальные ресурсы.

Тема внедрения кадрового электронного документооборота (КЭДО) требует детального анализа для понимания факторов спроса, критериев эффективности и снижения затрат, а также аспектов, которыми можно пренебречь. Мотивация для внедрения КЭДО исходит, как от высшего руководства компании, так и от сотрудников, особенно трудоустроенных удаленно. Инновационные технологии часто становятся основой стратегии развития компании, и КЭДО занимает значительное место в этом плане, об этом можно судить по приросту вендоров на рынке и их решений.

Динамика внедрения КЭДО

По данным SmartRanking можно отметить, что сегмент сервисов КЭДО растет год к году в среднем в два раза, такая динамика продолжается с 2020 года, что делает его самым динамично развивающимся направлением рынка HRTech. Переход на кадровый ЭДО постепенно превращается из тренда в норму.

В большинстве случаев функционал КЭДО включает автоматизацию ключевых HR-процессов, среди которых оформление трудовых договоров, ведение электронных личных дел сотрудников и управление архивами. Эти функции позволяют существенно сократить временные и человеческие ресурсы, необходимые для выполнения рутинных задач. 

Перед собственниками бизнеса для внедрения сервисов КЭДО встанет множество детальных вопросов о критичных и не критичных критериях принятия решений. Например, важно ли на первом этапе внедрения наличие мобильного приложения от вендора КЭДО, или когда это станет важно? А как будет проходить процесс первичного вовлечения сотрудников, и помогает ли с этим вендор КЭДО? А в компании есть особенные бизнес-процессы в кадровом администрировании и как это повлияет на стоимость внедрения КЭДО? Детально кейс с историей внедрения проекта КЭДО на компанию с 1000 сотрудников смотрите в отдельной статье.

Вернемся к возможностям выбора сервисов КЭДО в 2024 году. ИТ-маркетплейс cnews.ru расширили количество критериев сравнения сервисов КЭДО от российских вендоров до 80 штук. Туда входят разные группы критериев сравнения – по конкретным функциям, безопасности, интеграциям, возможностям адаптации (кастомизации) под бизнес-процессы, ценовым условиям и т.д. Ознакомиться со свежим исследованием 2024 года можно на официальном сайте. Среди такого количества критериев сравнения можно потеряться на старте принятия решений.

Чтобы ориентироваться в современных возможностях выбора сервисов КЭДО рекомендуем следовать классическому проектному подходу на уровне компании:

• Определите корневую причину (потребность) во внедрении сервиса КЭДО. И не просто формальную (внедрить, потому что полезную), а самую честную для своей компании. Чтобы в конце проекта вы могли быть точно уверены, что не потерялись в большом внедрении системы, а повлияли в результате на нужные метрики / ожидания.
• Определите, кто принимает решения. Если коллективно – то собирается рабочая группа, проходят голосования и т.д. В этом случае обязательно назначьте того, кто будет координировать всех и не упустит из внимания множество мнений и решений – руководитель проекта, координатор или какая-то другая роль. Если решение принимается единолично на проекте – сразу определите ожидаемые результаты от внедрения проекта, на какие метрики повлияет принятое решение.
• Проектирование. Сервисов КЭДО стало много на российском рынке, и это большой плюс. И рождает сложности – тяжелее выбирать, не хочется упустить все предложения. Если причина проекта позволяет провести достаточный анализ рынка – поговорите с вендорами, обращайте внимание не только на готовые рейтинги, воспользуйтесь тестовыми периодами, демо-доступами и другими возможностями от вендоров. Лайфхак – на этом этапе уже привлеките ключевых будущих пользователей – кадровых администраторов и тех, кто будет отвечать за «глас народа». На этом этапе сложно не задержаться, хочется продумать и все функциональные требования, но делите проект на этапы.
• Внедрение – здесь раскроются плюсы от плодотворной работы на стадии проектирования. Если компания собрала все мнения внутри, достигла консенсуса с вендором и принимала решения не только по рейтингам, то и внедрение пройдет более гладко.
• Эксплуатация и завершение проекта внедрения. На этом этапе самым главным лайфхаком является возвращение на первый шаг. Разрешилась ли корневая причина изменений? Открылись ли в процессе внедрения новые положительные результаты, о которых на старте не предполагали? Достигнутый результат измеряется в той метрике, на которую мы хотели изначально повлиять? Если остались не решенные вопросы найдены ли дальнейшие пути их решения с помощью выбранного инструмента?

Желаем удачи во внедрении в компании сервисов КЭДО. Детально кейс с историей внедрения проекта КЭДО на компанию с 1000 сотрудников смотрите в отдельной статье.